石泉县财政局 石泉县档案史志局关于印发《石泉县政府采购项目档案管理办法》的通知

文件名称 石泉县财政局 石泉县档案史志局关于印发《石泉县政府采购项目档案管理办法》的通知
索引号 ZFBM-zfbmczj-zfcg--2018-0395 公开目录: 行政规范性文件
公开责任部门 公开形式: 主动公开
文号 石财发〔2018〕33号 成文日期: 2018年06月05日
有效性 有效 公开日期: 2018-06-05 11:30

石泉县财政局 石泉县档案史志局

关于印发《石泉县政府采购项目档案管理办法》的通知


各镇人民政府,县级各部门、各单位,各政府采购代理机构:

现将《石泉县政府采购项目档案管理办法》印发给你们,请遵照执行。

石泉县财政局 石泉县档案史志局

2018年6月5日


石泉县财政局政办室2018年6月5日印发


石泉县政府采购项目档案管理办法

第一章 总 则

第一条为加强政府采购项目档案管理,有效保护和利用档案资源,根据《中华人民共和国政府采购法》、《陕西省政府采购档案管理办法》、《安康市政府采购档案管理办法》等有关规定,结合实际情况,制定本办法。

第二条本办法适用于石泉县内各级政府采购项目档案的收集、归档、移交、保管、利用和销毁等活动。

第三条政府采购项目档案是指在政府采购活动过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

第四条政府采购项目档案工作由各级政府采购监管部门实施监督,并接受同级档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第五条政府采购项目档案实行“谁组织采购、谁负责归档”,各采购单位应加强政府采购项目档案管理,确保真实齐全、存放有序、安全完整、查阅方便。

第二章政府采购项目档案收集、整理

第六条政府采购项目档案资料具体包括:

(一)项目开标前文件材料

1.政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料;

2.采购方式审批、采购文件论证或预审等材料;

3.政府采购项目的采购委托代理协议书;

4.采购公告(包括招标采购信息预告、变更公告以及邀请招标资格预审公告等);

5.招标文件(含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价、竞争性磋商采购方式,下同)及对其进行必要澄清、修改的文件或情况说明;

6.供应商领取招标文件的记录(包括潜在投标人不足三家的情况记录);

7.对投标或被邀请供应商资格预审的审查情况。

8.其他报批手续材料。

(二)项目开标文件材料

1.投标文件(含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价、竞争性磋商六种方式,下同)及其补充、修改或撤回的记录;

2.投标文件递交记录;

3.参加开标的招标人、专家、供应商及监督人员签到名单;

4.开标一览表;

5.文件密封情况、开标现场过程及开标结果的公证文书;

(三)项目评审文件资料

1.评审专家抽取记录及名单;

2.评审委员会工作文件和有关资料,包括评审委员会主任或评审小组组长的推选结果、评审办法、评审细则、评审纪律等;

3.评委的评审记录、评分表、评分汇总表;

4.评审报告、中标(成交)候选供应商排序表;

5.项目废标报告或开标现场采购方式变更申请、审批材料;

(四)项目中标(成交)和履约文件资料

1.采购结果公告记录;

2.中标(成交)通知书;

3.依法变更采购结果的记录;

4.项目合同的签订、补充、修改、中止或终止执行材料;

5.项目合同的履约验收材料(包括《石泉县政府采购验收报告单》);

6.资金拨付申请、结算付款等财务会计文件材料;

(五)其它文件材料

1.供应商质疑材料、处理过程记录及答复;

2.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定;

3.其它与采购项目相关的需要存档的资料。

4.开评标相关声像资料。

上述资料由采购人负责收集、整理,各代理机构有义务协助采购人完成相关工作。

第七条政府采购代理机构参与验收的项目,在项目验收结束之日起15日内;政府采购代理机构不参与验收的项目,在项目合同签订之日起5个工作日内,按照归档内容要求,完成政府采购项目档案资料的收集、整理、立卷和装订工作。

第三章政府采购项目档案移交与保管

第八条采购人和政府采购代理机构,应将政府采购项目档案纳入本单位档案管理体系,指定专人负责,建立健全各项管理制度。

第九条政府采购代理机构应当将其所整理的政府采购项目档案资料区分正本和副本,正本交采购人存档保管,副本或部分复印件资料由政府采购代理机构保管,采购人单位政府采购专管员负责监督移交。

第十条政府采购代理机构在项目实施后30日内,统一将整理完好的政府采购项目档案副本(不包括本办法第六条第(四)项第5款、第6款相关资料)送同级政府采购监督管理部门备查。

第十一条政府采购项目档案管理人员工作调动,应在离职前办理档案交接手续。

第十二条政府采购代理机构被终止代理资格或被解散,其负责管理的政府采购项目档案全部移交至同级政府采购监督管理部门,并办理交接手续。

第十三条政府采购项目档案的保存期限定为永久、15年两种,保管期限从采购结束之日起算起。一般的货物、服务项目的政府采购档案保管期限为15年。重大工程建设项目或有重要意义的需长久查考利用的采购档案,列为永久性保管。

第四章政府采购项目档案的利用和销毁

第十四条采购人和政府采购代理机构,应对政府采购项目档案的利用权限做出明确规定,建立档案借阅、复制登记簿,健全档案利用审批、登记手续。

第十五条政府采购项目档案主要供政府采购当事人和政府采购监管部门使用。上级单位、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作或办案需要可以查阅政府采购项目档案。

第十六条政府采购项目档案管理人员和利用者应严格遵守档案管理有关规章制度,任何部门、单位和个人不得抽取、篡改、损毁、伪造档案。

第十七条对保管期限已满的政府采购档案,应由政府采购项目档案保管单位分管领导、有关业务人员、档案管理人员、采购单位政府采购专管员组成鉴定小组,逐卷审查、鉴定,提出存毁意见。

第十八条对确无保存价值的政府采购项目档案,应清点核对,登记造册,经分管领导批准并报同级政府采购监管理部门备案后销毁。

第十九条销毁政府采购项目档案,应指定两人以上负责监销,防止档案遗失和泄密。政府采购项目档案销毁后应写出销毁报告,监销人要在销毁清册上签字。销毁报告和销毁清册应立卷归档,并永久保存。

第五章 政府采购档案法律责任

第二十条 有下列行为之一的,由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正;情节严重的,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的,应移交司法机关依法追究刑事责任:

(一)将政府采购活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有,拒绝按照本办法规定移交采购人、政府采购监督管理部门归档、保存的;

(二)违反本管理办法擅自扩大或者缩小档案接收范围的;

(三) 明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

(四) 政府采购专管员、档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的。

第六章附则

第二十一条本办法由石泉县财政局、石泉县档案史志局负责解释。

第二十二条本办法自发布之日起执行。